Để có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, nghiệp vụ tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ cần thiết. Cùng tham khảo một vài cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 trong bài viết dưới đây.

Cách 1. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế TCT

(Sử dụng cho các doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123)

Với những doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 32 thì có thể tra cứu thông tin tại cổng http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Tuy nhiên, theo nội dung tại Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ kiểm tra trên một trang tra cứu mới, thay cho trang tra cứu cũ của Thông tư 32. Tại trang tra cứu hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo TT 78, NĐ 123, HĐĐT, …

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 

Bước 2: Nhập thông tin theo yêu cầu bao gồm mã số thuế bên bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng thanh toán và xác nhận capcha sau đó nhấn tìm kiếm.

Bước 3: Sau khi nhấn tìm kiếm, thì kết quả sẽ hiển thị trên màn hình. Nếu nhận được kết quả “Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn của bạn đã hợp lệ, trong trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.

Một vài lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế:

• Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền vào, không được bỏ qua.
• Tại trường “Loại hoá đơn” thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
• Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
• Tại trường “Số hóa đơn” có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
• Tại trường “Tổng tiền thanh toán” cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.

Cách 2. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bằng cách đăng nhập tại cổng thông tin hóa đơn điện tử

(Sử dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123)

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” sau đó lựa chọn “Tra cứu hóa đơn” 

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào“. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình và tất cả thông tin về TT 78 và NĐ 123.

Để xem cụ thể các thông tin về hóa đơn, ấn “Tìm kiếm”. Ở vùng hiển thị kết quả, chọn hóa đơn muốn xem và thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.

Ngoài ra, các cá nhân và doanh nghiệp còn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trực tiếp từ trang chủ của các bên thứ 3 cung cấp hóa đơn điện tử. 

Trên đây là một vài cách hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mà chukisovn.com.vn chia sẻ đến các bạn. Để có thể hiểu rõ và nắm bắt những quy định về HĐĐT, người bán và người mua phải nắm chắc những thông tin quy định về hóa đơn điện tử mà chính phủ, bộ tài chính cũng như các có quan có thẩm quyền đã ban hành.